KẾ HOẠCH

Triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn xã Hiệp Hoà

Thực hiện Kế hoạch số 175/KH-UBND ngày 05 tháng 12năm 2022 của UBND thị xã Kinh Môn về việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn thị xã Kinh Môn. Ủy ban nhân dân xãban hành Kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn xã Hiệp Hòa với các nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Triển khai thực hiện Kế hoạch số 175/KH-UBND ngày 05 tháng 12năm 2022 của UBND thị xã Kinh Môn về việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn thị xãvà các văn bản chỉ đạo của UBND thị xã về triển khai Đề án đề án 06 trên địa bànthị xã Kinh Môn.

2. Tập trung nguồn lực để tiến hành nhập dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch đang được lưu trữ tại UBND xã trên Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm cơ sở cho việc đồng bộ dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo đầy đủ, đúng tiến độ.

3. Phát huy vai trò của từng thành viên Tổ công tác Đề án 06, nâng cao tinh thần trách nhiệm của Chủ tịch UBND xã, cán bộ, công chức có liên quan trong việc nhập dữ liệu hộ tịch, tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị; đảm bảo hiệu quả, an ninh, an toàn và bảo mật, bí mật thông tin công dân, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

4. Việc nhập dữ liệu hộ tịch phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch"tài liệu hướng dẫn số hóa hộ tịch phiên bản 1.0 ban hành kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch "; đồng thời kiểm tra, rà soát, đối chiếu, cập nhật dữ liệu theo hướng dẫn tại mục 1, mục 2 Công văn số 496/BTP-HTQTCT ngày 22/02/2022 của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ.

Tập trung chỉ đạo, hoàn thành việc nhập số hóa dữ liệu hộ tịch của xã xong trước 31/3/2023.

II. SỐ LƯỢNG DỮ LIỆU HỘ TỊCH CẦN SỐ HÓA

1. Số lượng dữ liệu đã được số hóa

- Dữ liệu hộ tịch ở xã từ 01/01/2019 đến nay đã được số hóa.

2. Số lượng dữ liệu chưa được số hóa

Sổ hộ tịch UBND xã: chưa được số hóa khoảng 7085 trường hợp.

Các sổ hộ tịchchưa được số hóa, hiện tại các sổ này đang được lưu trữ dưới dạng sổ giấy UBND xã. Theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, Thông tư số 01/2022/TT-BTP thì cần phải được số hóa thành dữ liệu điện tử trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

3. Các loại sổ cần được số hóa

- Sổ đăng ký khai sinh;

- Sổ đăng ký khai tử;

- Sổ đăng ký kết hôn;

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con;

- Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;

Đối với sổ hộ tịch còn lại thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp sau khi việc số hóa hoàn thành.

III. NỘI DUNG

1. Phương án số hóa dữ liệu hộ tịch

1.1. Công chức tư pháp được phân công chuẩn bị sổ hộ tịch bằng giấy, thống kê số lượng hồ sơ hộ tịch cần phải số hóa.

1.2. Các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch xã nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu (định dạng Excel) theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; đồng thời, nhập dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa sổ hộ tịch giấy với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm sạch dữ liệu theo quy định của pháp luật.

1.3. Việc Scan/chụp sổ hộ tịch từ các Sổ hộ tịch gốc được số hóa theo chuẩn dịnh dạng, dung lượng mà Bộ Tư pháp đã hướng dẫn sẽ được Sở Tư pháp thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện.

1.4. Các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử của Bộ Tư pháp.

1.5. Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã tiến hành kiểm tra và chính thức đưa dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

1.6. Thực hiện số hóa theo tài liệu hướng dẫn của Sở Tư pháp Bộ Tư pháp "tài liệu hướng dẫn số hóa hộ tịch phiên bản 1.0 ban hành kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch ".

2. Tài liệu hướng dẫn

2.1. Nội dung:Sau khi Sở Tư pháp xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy và cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ tiến hành thực hiện theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2.2. Bộ phận chủ trì:

- Công chức Tư pháp – hộ tịch xã:Sau khi Sở Tư phápxây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy, Phòng Tư pháp triển khai, thực hiện kịp thời.

- Công an xã: Sau khi Công an tỉnh xây dựng tài liệu hướng dẫn cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Công an xã triển khai thực hiện kịp thời.

3. Nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file Excel mẫu và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

3.1. Nội dung:

- Thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu Excel và nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

- Nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch do UBND xã đăng ký (sổ được lưu giữ tại UBND xã) mà chưa được số hoá.

3.2. Bộ phận thực hiện:.

Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch xã.

3.3. Thời gian và tiến độ thực hiện: Bắt đầu thực hiện từ ngày 10 tháng 12 năm 2022 và hoàn thành trước ngày 31 tháng 3 năm 2023.

4. Rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch với cơ sở dữ liệu dân cư

4.1. Nội dung: Thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn tại mục 1, mục 2 Công văn số 496/BTP-HTQTCT ngày 22/02/2022 của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ.

4.2. Bộ phận chủ trì:

Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch xã.

4.3. Thời gian thực hiện: Tiến hành đồng thời với việc nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu Excel và nhập dữ liệu từ sổ hộ tịch giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

5. Scan hoặc chụp trang sổ hộ tịch: UBND xã phối hợp với Sở Tư pháp cung cấp sổ hộ tịch cho đơn vịthuê thực hiện Scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng, đồng thời, xử lý các file PDF đảm bảo đáp ứng các yêu cầu theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT.

Thời gian thực hiện: Từ ngày 01 tháng 02 năm 2023 đến ngày 30 tháng 6 năm 2023.

6. Xử lý dữ liệu sau khi số hóa

6.1. Nội dung:

- Tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử của Bộ Tư pháp.

- Tiến hành rà soát chi tiết các dữ liệu đã được import hoặc cập nhật trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc và file PDF tương ứng đã được đính kèm.

- Thực hiện điều chỉnh, chuẩn hóa đối với các dữ liệu có sai lệch thông tin so với thông tin trong Sổ hộ tịch gốc.

6.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan thực hiện: Tổ Số hóa dữ liệu hộ tịch xã.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp, Đơn vị được Sở Tư pháp thuê thực hiện Scan trang sổ hộ tịch.

- Thời gian hoàn thành: Trong Quý II/2023.

7. Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

7.1. Nội dung:

- Đăng nhập vào Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử, tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đã được đơn vị thực hiện số hóa bàn giao với nội dung đã đăng ký trong Sổ gốc và file PDF tương ứng được đính kèm.

- Phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa và không có sai lệch thông tin để đưa vào danh sách sẵn sàng chuyển đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

- Chuyển đổi các dữ liệu Số hóa đã được phê duyệt vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

7.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan thực hiện: Tổ Số hóa dữ liệu hộ tịch xã.

- Cơ quan phối hợp: Đơn vị được Sở Tư pháp thuê thực hiện Scan trang sổ hộ tịch.

- Thời gian hoàn thành: Trong Quý III năm 2023.

8. Kinh phí thực hiện Kế hoạch

- Nội dung: Kinh phí để số hóa dữ liệu hộ tịch được bố trí từ ngân sách Nhà nước theo quy định của Luật ngân sách Nhà nước

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Công chức Tư pháp – hộ tịch xã

- Tham mưu quyết định thành lập Tổ Số hóa dữ liệu hộ tịch xã như trong Quyết định số 364/QĐ - UBND ngày 13/12/2022 xã Hiệp Hòa để thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo kế hoạch này.

- Chịu trách nhiệm về thời gian, tiến độ, chất lượng, bảo mật của thông tin hộ tịch được số hóa của đơn vị.

- Phối hợp với công an xã rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

- Chủ trì, phối hợp với Công an xã rà soát, đối chiếu làm sạch dữ liệu tại địa phương, qua đó đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu dân cư.

- Tổng hợp báo cáo kết quả của đơn vị mìnhvề kết quả thực hiện Kế hoạch này. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về UBND thị xã và Phòng Tư pháp theo quy định và kịp thời báo cáo, đề xuất tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, tham mưu cho UBND xã tổng kết việc triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo các nội dung trong Kế hoạch này.

- Định kỳ hàng tuần (thời gian trước 16 giờ ngày thứ 6), tham mưu Ủy ban nhân dân xã báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền trong kế hoạch này gửi về Ủy ban nhân dân thị xã (qua Phòng Tư pháp tổng hợp); bắt đầu từ thực hiện từ ngày 12/12/2022.

2. Công an xã

- Chủ động phối hợp với Công an thị xã để giải quyết những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực công tác của ngành công an trong quá trình triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch; Cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật, bí mật thông tin công dân, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ.

- Phối hợp với Công chức Tư pháp – hộ tịch thực hiện các nhiệm vụ tại mục 1 Phần IV Kế hoạch này.

- Chịu trách nhiệm về chất lượng và bảo mật của dữ liệu hộ tịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

3. Công chức kế toán

- Phối hợp với Công chức Tư pháp – hộ tịch và các bộ phận có liên quan, tham mưu bố trí hỗ trợ một phần kinh phí chi thường xuyên cho các thành viên trong tổ số hóa Hộ tịch thực hiện Kế hoạch theo đúng quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn.

- Hướng dẫn tổ công tác số hoá hộ tịch thực hiện thanh quyết toán theo quy định tài chính hiện hành.

4.Các thành viên trong tổ:

- Phân bố, sắp xếp thời gian, công việc phù hợp để thực hiệnsố hóa dữ liệu hộ tịch theo sự phân công của đồng chí Tổ trưởng.

- Chịu trách nhiệm về thời gian, tiến độ, chất lượng, bảo mật của thông tin hộ tịch được số hóa.

- Định kỳ hàng tuần (thời gian trước 14 giờ 30 phút ngày thứ 6), các thành viên trong tổ báo cáo số liệu cho công chức Tư pháp – hộ tịch để công chức Tư pháp – hộ tịch báo cáo tiến độ cho Phòng Tư pháp thị xã Kinh Môn, bắt đầu thực hiện từ ngày 12/12/2022.

- Hoàn thành số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch theo kế hoạch xong trước 31/03/2023.

Trên đây là Kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên nền tảng Hệ thống đăng ký, quản lý Hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên địa bàn xã Hiệp Hòa. Tổ Đề án 06, Tổ chỉ đạo số hóa dữ liệu hộ tịch của xã và các ban, ngành đoàn thể đơn vị có liên quan căn cứ nội dung Kế hoạch triển khai thực hiện.

Trong quá trình triển khai thực hiện, có khó khăn vướng mắc, phản ánh kịp thời về UBND xã(qua Đ/c Hồng, Đ/c Tiến, Công chức Tư pháp – hộ tịch - Thường trực tổ số hoá dữ liệu hộ tịch) giải quyết./.